Byznys s virtuálními kancelářemi

Pronájem administrativy využívají firmy, které nepotřebují vlastní sídlo
Anglický podnikatel Mark Dixon si jednou na pracovní cestě v Bruselu všiml, že mnozí obchodníci jsou pro nedostatek kvalitních prostor odkázáni na práci v hotelu. Uvědomil si, že musí existovat možnost, jak nejen obchodním cestujícím poskytnout lepší podmínky pro podnikání. Chtěl, aby si mohli pronajímat prostory prostřednictvím outsourcingu u jiných poskytovatelů služeb.

Našel díru na trhu av roce 1989 založil firmu s jedním obchodním centrem v Bruselu. To se setkalo s takovým ohlasem klientů, že zanedlouho rozšířil síť virtuálních kanceláří do celého světa. Dnes je Regus celosvětová jednotka. Kromě největších světových firem jako Google, IBM, Accenture či Nokia je využívají i tisíce malých a středních podniků.

Že je kancelář virtuální, neznamená, že fyzicky neexistuje. Obchodní adresa na lukrativním místě, konferenční prostory, vyřizování telefonátů, kompletní poštovní, faxové i e-mailové korespondence. Reprezentativní zasedací místnosti a konferenční prostory kdykoliv k dispozici při obchodním jednání. To vše je reálná součást podnikání, pokud kancelářské služby zajišťuje out-sourcingová firma. Bonus pro nájemce je i ušetřený čas. Místo aby se firma zabývala každodenním chodem kanceláře, může se soustředit na svůj hlavní byznys přinášející zisk. Navíc s profesionálním image.

Před několika lety to byla u nás téměř neznámá služba. Nyní se počet uživatelů takových kanceláří stále rozrůstá. A s nimi i jejich poskytovatelé. Například společnost Office House, která v roce 2002 začínala s dvěma byznys centry v Praze, má nyní v osmi městech v České republice a na Slovensku celkem 16 center. "Ačkoliv poptávka v těchto zemích stále vyšší, v porovnání se světem jsme stále dost pozadu," tvrdí majitel Adam sváry.

Rostoucí poptávka firem po flexibilních prostorách a díru na slovenském trhu využil i největší světový hráč v této oblasti Regus. Poptávka na Slovensku stoupá podle jeho středoevropského šéfa Garryho Gürtlera ročně zhruba o 60 procent. Mezinárodní i domácí společnosti vnímají podle něj Slovensko jako zemi s potenciálem na růst svého byznysu. Na zdejší trh přišel Regus před osmi lety. No původní prostory byly již pro klienty těsné, proto se loni společnost přesunula do byznys centra na bratislavské Karadžičova ulici a dvojnásobně zvětšila jejich výměru. Nyní je k dispozici přes 150 kanceláří, tři konferenční místnosti. Celkově firma pronajímá téměř dva tisíce čtverečních metrů.

Kdy za méně

Cena virtuální kanceláře tvoří, podle lidí z tohoto byznysu, zhruba jednu dvacetinu ceny klasické kamenné. Náklady spojené s pronájmem a vybavením kanceláří pracovníky a zařízením představují zpravidla druhou největší položku ve firemním rozpočtu. Získání takové adresy proto nemusí být pouze věc image. Přenesení kancelářské zátěže na jiného poskytovatele může ušetřit čas a peníze. Samozřejmě, ne pro všechny firmy je toto řešení vhodné. Sahají po něm hlavně ty, které potřebují zasedačku či místnost pro videokonference jen několik hodin do měsíce a vyřizování občasné pošty vlastní sekretářkou by byl pro ně zbytečný luxus. Platí se za to, co firma skutečně využije.

0808/virtualne2.jpgZa klasický pronájem na dobré adrese v Bratislavě firmy platí od dvanáct eur za čtvereční metr na měsíc. S energiemi a ostatními servisními poplatky se cena může vyšplhat i na patnáct eur. K tomu je třeba připočíst výdaje na zařízení kanceláře nábytkem, vybavení potřebnou technikou a sekretariát.

Ani ceny virtuálních kanceláří nejsou z kategorie nejnižších. Třeba si dobře spočítat, co kdo potřebuje a kolik je za to ochoten zaplatit. Nejpočetnějšími klienty jsou malí a střední podnikatelé. "Čtyři pětiny našich klientů jsou zcela malé firmy, často jde o jednotlivce, kterým zároveň spravujeme účetnictví, daně nebo zajišťujeme kontakt s úřady," vypočítává Daniela Nes-torů, jednatelka firmy Damal. Ta se věnuje hlavně zpracování účetnictví a ekonomickému poradenství. Poskytovat služby související s virtuální kanceláří začali zhruba před třičtvrtě rokem a zájmem jsou sami překvapeni. Nyní mají několik desítek klientů. Od začátku roku narostl jejich počet zhruba o třetinu.

D. Nestorová argumentuje cenou. Zřízení sídla a doručování pošty u nich stojí 66 eur na měsíc. "Tolik se v klasických prostorách platí jen za energie," tvrdí. Zájem je zejména o příjem pošty a potom o základní balíček služeb v přepočtu za 133 eur, v kterém je i pronájem zasedací místnosti na sedm hodin měsíčně. A. Sváry říká, že s firmami podepisují roční smlouvy na tisíc až 1 660 eur, podle rozsahu služeb. Zlomek toho, co si vyžádají klasičtí pronajímatelé administrativních prostor. Za jednu místnost s výměrou 50 čtverečních metrů se v Bratislavě běžně platí přes 6 600 eur ročně.

Kvalitní adresy

Nejčastějšími zájemci o virtuální kanceláře jsou zahraniční právnické a fyzické osoby, které zde potřebují jen adresu na přijímání pošty, kontakt s veřejností, telefonní a faxové číslo. Pak jsou to advokáti, kteří si potrpí na sídlo s dobrou adresou. Nejen v hlavním městě, ale iv středně velkých regionálních centrech. Stává se také, že firma z jiné části Slovenska nechce být při pracovním setkání s klientem v Bratislavě odkázána na kavárnu.

Mezi klienty se najdou i tací, kteří přicházejí otestovat nový trh, potřebují se rychle etablovat, neznají legislativu a jejich podnikání nevyžaduje vlastní administrativní prostory. No častými zájemci jsou i různé domácí jednoosobové minifirmy, které chtějí mít kontaktní adresu na prestižním místě.

Podle G. Gürtlera poskytují virtuální kanceláře v business centrech více možností pro místní firmy, které hledají flexibilní prostory a nechtějí se zavázat na dlouhodobé nájmy. Podle něj to je užitečné zejména pro začínající společnosti. Většina z nich začíná s minimálním základním standardem, později vyžadují skutečnou kancelář pět dní do měsíce.

Ze zkušeností Office House vyplývá, že zhruba pětina firem se po jeden-až dvouletém rozběhu rozhodne pronajmout si vlastní prostory. "No existují i ​​klienti, kteří mají u nás sídlo dlouhodobě pět až šest let," tvrdí Alena Beňová, manažerka slovenské provozu společnosti.

I když na Slovensku to vypadá, že klienty obchodníků s virtuálními prostory jsou právě takové malé či začínající firmy, ve světě je používají i velké mezinárodní firmy. Tlačí je do toho hlavně rostoucí ceny klasických pronájmů ve velkých světových centrech.